Brabantse Orchideeën Vereniging vzw
Brabantse Orchideeën Vereniging vzw - Ondernemingsnummer : 864 281 579
Maatschappelijke zetel: Wezelstraat 72 ,1850 Grimbergen
Statuten :
TITEL I. – Naam, zetel, doel, duur
Artikel 1. De vereniging zonder winstoogmerk draagt de naam: “Brabantse Orchideeënvereniging, vzw”,
Afgekort : “BOV vzw”
Artikel 2. De zetel van de vereniging is gevestigd te Grimbergen, Wezelstraat 72 (Gerechtelijk
arrondissement Brussel-Halle-Vilvoorde). Hij kan worden overgeplaatst ingevolge beslissing van de
algemene vergadering en na publicatie in het Belgisch Staatsblad.
Artikel 3. Het doel van de vereniging bestaat erin:
- A) de leden de mogelijkheid te bieden tot ontmoeting en persoonlijke ontplooiing in functie van hun gezamenlijke interesse en vrijetijdsbesteding, te weten de kennis en kweek van orchideeën; hen toe te laten hun kennis en ervaring hieromtrent te verbeteren en te verruimen door het organiseren van onder meer bijeenkomsten, studiereizen, tentoonstellingsbezoeken, ruilbeurzen, lezingen over orchideeën, hun biotoop, hun verzorging en wetgeving hieromtrent.
- B) de bekendheid en de liefde voor de orchideeën te bevorderen bij het grote publiek door het organiseren van tentoonstellingen, workshops, lezingen, enz.
Artikel 4. De vereniging is opgericht voor onbepaalde duur. Ze kan ten allen tijde worden ontbonden.
TITEL II – Leden
Artikel 5. Het minimum aantal werkende leden wordt bepaald op drie. Elk lid verbindt er zich toe om de
statuten van de vereniging te eerbiedigen.
Artikel 6. De werkende leden dragen door hun bijzondere bevoegdheid of hun bedrijvigheid rechtstreeks
bij tot de verwezenlijking van het doel; zij alleen hebben stemrecht op de algemene vergadering.
Toegetreden leden kunnen schriftelijk hun kandidatuur stellen als werkend lid, in een aan de voorzitter
gerichte brief of e-mail, die ten laatste moet toekomen op de laatste dag van het kalenderjaar. Over d
deze kandidatuur wordt op de eerstvolgende vergadering van de algemene vergadering beslist met
eenvoudige meerderheid van stemmen. Op elk moment kan een werkend lid zijn ontslag nemen door middel
van een gewone brief of e-mail gericht aan de voorzitter van het bestuursorgaan.
Artikel 7. De jaarlijkse bijdrage van de leden wordt vastgesteld bij besluit van het bestuursorgaan.
Artikel 8. Werkende en toegetreden leden die hun bijdrage vóór 1 maart niet betaald hebben, zijn
ontslagnemend en kunnen geen in de statuten bepaalde rechten meer opeisen.
Artikel 9. Uittredende of uitgesloten leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van
de vereniging en kunnen nooit een teruggave van gestorte bijdragen of een vergoeding van gedane inbreng
vorderen.
TITEL III. – Bestuursorgaan
Artikel 10. De vereniging wordt bestuurd door een bestuursorgaan van tenminste drie en ten hoogste vijf
leden. Zij worden benoemd door de algemene vergadering en zijn ten allen tijde door deze afzetbaar met
tweederde meerderheid van stemmen. Ze kunnen ontslag nemen bij middel van een gewone brief of e-mail
gericht aan de voorzitter of aan de secretaris van het bestuursorgaan. Zij oefenen hun mandaat
kosteloos uit. Kandidaat-bestuurders dienen werkend lid van de algemene vergadering te zijn. De
bevoegdheden voor de financiële verrichtingen worden door de voorzitter en/of de penningmeester
uitgeoefend; de bevoegdheden voor de administratieve verrichtingen worden door de voorzitter en/of de
secretaris uitgeoefend.
Artikel 11. Tijdens de algemene vergadering van ieder dienstjaar dat deelbaar is door vier, te beginnen
met 2008, en na goedkeuring van de jaarrekeningen en begroting, leggen ze hun mandaat neer. In
dezelfde hoger vermelde algemene vergadering kunnen ze opnieuw benoemd worden voor een nieuwe
ambtstermijn van vier jaar.
Artikel 12. Een lid van het bestuursorgaan dat in de loop van zijn ambtstermijn ontslag neemt of
ontslagen wordt door de algemene vergadering, kan vervangen worden door een ander werkend lid voor de
rest van de ambtstermijn en dit na benoeming door de eerstvolgende algemene vergadering.
Artikel 13. Binnen het bestuursorgaan wordt de voorzitter, de secretaris, en de penningmeester gekozen.
Artikel 14. Het bestuursorgaan kan slechts geldige beslissingen nemen bij aanwezigheid en/of
vertegenwoordiging van tenminste de helft van de bestuurders. De beslissingen worden genomen bij
eenvoudige meerderheid van stemmen. Een lid heeft één stem. Bij staking van stemmen beslist de
voorzitter van het bestuursorgaan.
Artikel 15. Het bestuursorgaan bestuurt de vereniging en vertegenwoordigt deze bij elke gerechtelijke
en buitengerechtelijke handeling. Het bestuursorgaan vaardigt alle interne reglementen uit die hij nodig
oordeelt. Het bestuursorgaan is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van de
bevoegdheden die door de wet en door de statuten aan de algemene vergadering zijn toegewezen.
TITEL IV – De algemene vergadering
Artikel 16. De algemene vergadering is samengesteld uit alle werkende leden en wordt voorgezeten door
de voorzitter van het bestuursorgaan. Elk werkend lid beschikt over één stem. De algemene vergadering
kan een werkend lid schorsen of ontslaan met een meerderheid van tweederden der stemmen.
Artikel 17. De algemene vergadering wordt door het bestuursorgaan bijeengeroepen telkens als het doel
of het belang van de vereniging dit vereist. Zij moet ten minste eenmaal per jaar worden bijeengeroepen.
De bevoegdheden van de algemene vergadering worden bepaald door de wet, zijnde:
het wijzigen van de statuten, het benoemen en afzetten van de bestuurders, de kwijting aan de
bestuurders, het goedkeuren van de rekeningen en begrotingen, het uitsluiten van werkende leden, het
ontbinden van de vereniging, de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal
oogmerk.
Artikel 18. De oproeping tot de algemene vergadering moet ondertekend zijn door de voorzitter, of twee
bestuurders. Alle werkende leden moeten worden opgeroepen per brief of per e-mail, tenminste drie
weken vóór de vergadering.
Artikel 19. De oproeping die plaats, dag en uur van de vergadering vermeldt, bevat de agenda die wordt
vastgelegd door het bestuursorgaan. Elk onderwerp dat schriftelijk wordt voorgedragen door vijf
percent van de werkende leden, bij middel van een brief of e-mail gericht aan de voorzitter, minstens
twee weken vóór de datum van de volgende algemene vergadering, moet eveneens op de agenda worden
geplaatst.
Artikel 20. Met uitzondering van de door de wet en de door de statuten voorziene gevallen, worden de
beslissingen genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. Bij
staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 21. De beslissingen van de algemene vergadering worden geregistreerd in een daarvoor bestemd
register der maatschappelijke zetel. Dit register is voor alle leden en belanghebbenden ter inzage
beschikbaar.
TITEL V – Begroting, rekeningen
Artikel 22. Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december.
Het bestuursorgaan legt bij monde van de penningmeester de rekeningen en de begrotingen ter
goedkeuring voor aan de algemene vergadering.
TITEL VI – Ontbinding, vereffening
Artikel 23. In geval van ontbinding benoemt de algemene vergadering een of meer vereffenaars. Zij
bepaalt tevens hun bevoegdheid en de vereffeningsvoorwaarden.
Artikel 24. Bij ontbinding zal het maatschappelijk bezit overgedragen worden aan een vereniging die als
één van haar doelstellingen de kennis of bescherming van orchideeën wil bevorderen.
TITEL VII – Algemeen
Artikel 25. Voor alles wat in deze statuten niet uitdrukkelijk is geregeld, is de Wet van 27 juni 1921
zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 van toepassing. Behoudens strijdigheid met deze statuten,
blijft ook het intern reglement van toepassing.
Het bestuursorgaan : De algemene vergadering van de vereniging “Brabantse Orchideeën Vereniging, vzw”
heeft op datum van 18 februari 2012 beslist, en is goedgekeurd door de Griffie op 22 februari 2012, om
volgende personen te benoemen als leden van het bestuursorgaan: bestuurder Van Laethem Willy
Bakkerstraat 8, 9280 Lebbeke; bestuurder Hody Patrick Getestraat 73, 3300 Tienen; bestuurder Van de
Velde Rita Kasteelstraat 28, 1600 Sint-Pieters-Leeuw (wijziging neergelegd ter Griffie op 05 augustus
2019) ; bestuurder De Braekeleer Johny Kleemputtenstraat 102, 1770 Liedekerke, bestuurder Cloots
Jozef Mechelsestraat 37, 1840 Londerzeel.
Intern reglement
Artikel 1.
Definitie.
De “BRABANTSE ORCHIDEEËN VERENIGING” vereniging zonder winstgevend doel, wordt in dit
intern reglement afgekort “de vereniging” genoemd; ook schriftelijk, hieronder wordt bedoeld per brief of e-mail.
Artikel 2.
Agenda bestuursorgaan.
De agenda van het bestuursorgaan wordt samen met de uitnodiging aan het bestuursorgaan verzonden.
Hij wordt opgesteld door de secretaris, die hierin alle punten vermeldt door de leden van het bestuursorgaan aan hem voorgesteld.
Het eerste punt van de agenda is de goedkeuring van de voorgestelde agenda plus de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering van het bestuursorgaan. Er kunnen ook nog punten aan de agenda toegevoegd worden door de leden van het bestuursorgaan.
Bepaalde punten op de agenda van het bestuursorgaan kunnen met eenvoudige meerderheid doorgeschoven
worden naar de volgende vergadering van het bestuursorgaan waarop dit punt dient besproken te worden. Het kan slechts een tweede keer naar een volgende vergadering doorgeschoven worden met eenparigheid van stemmen.
Een volgend punt is de correspondentie aan de vereniging gericht aan en toegekomen bij de leden van het bestuursorgaan.
Een kort financieel verslag en een verslag over de ledenadministratie behoren eveneens tot de vaste agendapunten van de bijeenkomsten van het bestuursorgaan.
Artikel 3.
De voorzitter.
Hij heeft tot taak:
Het leiden van de Algemene Vergadering en de bijeenkomsten van het bestuursorgaan.
Het openen en sluiten van de debatten.
Het ondertekenen van alle documenten waardoor de vereniging gebonden wordt, na akkoord van het bestuursorgaan.
Het ondertekenen van de verslagen van de Algemene Vergadering, samen met de secretaris.
Het toezicht houden op de correcte toepassing van de statutaire bepalingen en het intern reglement.
Ervoor zorgen dat de Algemene Vergadering of de Buitengewone Algemene Vergadering wordt samengeroepen.
Hij is te allen tijde gerechtigd de boekhouding in te zien en zich alle documenten te doen voorleggen.
Hij is gehouden het bestuursorgaan minimaal tweemaal per jaar bijeen te roepen.
Artikel 4.
Ieder lid van het bestuursorgaan kan de voorzitter vervangen bij diens afwezigheid.
Artikel 5.
De secretaris.
Hij organiseert de vergaderingen en bijeenkomsten van het bestuursorgaan en de Algemene Vergadering en verstuurt hiertoe alle noodzakelijke documenten. Hij treedt op als verslaggever van de Algemene Vergadering en het bestuursorgaan.
Aan de Algemene Vergadering brengt hij verslag uit over de werking van het voorbije jaar.
Hij bewaart alle verslagen van alle vergaderingen. Hij behandelt de algemene administratie. De secretaris is kopiehouder van alle briefwisseling.
Artikel 6.
Het beheer van de website.
De verantwoordelijke voor de website neemt op zich alle activiteiten te vermelden op de website.
Hij zorgt ervoor dat de website voldoet aan de wet van de privacy : foto’s die getoond worden moeten afkomstig zijn van eigen leden, die door het aanvaarden van dit reglement expliciet hun toestemming geven tot aanwending van deze foto’s, in eigen publicatie en website. Leden die dit niet wensen kunnen hiervoor bezwaar indienen via brief of e-mail aan de secretaris.
Er wordt geen informatie van persoonlijke gegevens vermeld op de website.
BOV vzw maakt gebruik van Facebook, dit dient enkel om activiteiten aan te kondigen en foto’s daarvan te tonen, rekening houdend met de wet op de privacy, zie hiervoor.
Artikel 7.
De penningmeester.
De geldelijke tegoeden van de vereniging zullen ondergebracht worden bij één financiële instelling onder de naam “Brabantse Orchideeën Vereniging vzw”. Drie leden van het bestuursorgaan, namelijk de voorzitter, de secretaris en de penningmeester zullen volmacht hebben op deze rekening en tekenen twee aan twee, behalve voor opdrachten beneden de 2500,00 euro waarvoor de handtekening van de penningmeester alleen volstaat.
De penningmeester houdt de ledenadministratie en de boekhouding bij.
Hij ontvangt alle inkomsten en vereffent alle uitgaven. Hij draagt er zorg voor dat voor elke transactie een bewijsstuk voorhanden is.
Tijdens de Algemene Vergadering legt hij ter goedkeuring voor: de resultatenrekening en de balans van het voorbije jaar, alsook de begroting van het lopend jaar.
Artikel 8.
Lidmaatschap.
Iedereen kan lid worden van de vereniging door lidgeld te betalen.
Samenwonenden dienen eveneens lidgeld te betalen om lid te worden.
De voorzitter en de secretaris zullen elk jaar tegen uiterlijk 15 maart een lijst van hun leden, die betaald hebben vóór 1 maart, ontvangen van de penningmeester van de vereniging.
Werkende en toegetreden leden die hun bijdrage vóór 1 maart niet betaald hebben, zijn ontslagnemend en kunnen geen in de statuten bepaalde rechten meer opeisen. Uittredende of uitgesloten leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging en kunnen nooit een teruggave van gestorte bijdragen of een vergoeding van gedane inbreng vorderen.
De definitie van en de procedure om werkend lid te worden, zijn beschreven in artikel 6 van de statuten.
Artikel 9.
Ontslagnemingen.
1. Leden van het bestuursorgaan.
Indien een lid van het bestuursorgaan tijdens zijn ambtsperiode ontslag wenst te nemen, deelt hij dit schriftelijk mede aan de secretaris van de vereniging. Bij tussentijds aftreden van de secretaris geeft deze zijn ontslag schriftelijk te kennen aan de voorzitter.
Wanneer dit lid van het bestuursorgaan ook een bestuursfunctie heeft, kiest het bestuursorgaan onder zijn leden onmiddellijk een vervanger voor deze functie. Het ontslagnemend lid van het bestuursorgaan wordt verder vervangen zoals beschreven in artikel 12 van de statuten.
Indien het ganse bestuursorgaan tussentijds wenst af te treden, dient de voorzitter binnen de dertig dagen een Buitengewone Algemene Vergadering samen te roepen om nieuwe bestuursleden volgens artikel 17 van de statuten te benoemen. Het aftredende bestuursorgaan blijft in functie tot de nieuwe bestuursleden zijn benoemd. Dit nieuwe bestuursorgaan blijft in functie voor de rest van de ambtsperiode.
2. Werkende leden.
Een werkend lid deelt schriftelijk zijn ontslag mede aan de voorzitter.
Artikel 10.
De Algemene Vergadering.
Het verlenen van volmacht op de Algemene Vergadering, beschreven in artikel 16 van de statuten, gebeurt schriftelijk op een formulier dat aan iedere uitnodiging voor een Algemene Vergadering zal bijgevoegd worden.
De volmachtdrager moet deze volmachtbrief vooraf laten geworden aan de secretaris of overhandigen bij de aanvang van de vergadering.
Artikel 11.
Werkgroepen.
Tenminste drie leden van de vereniging kunnen aan het bestuursorgaan een verzoek richten om een erkende werkgroep op te richten. Binnen de twee maanden na deze schriftelijke aanvraag, gericht aan de voorzitter van de vereniging, oordeelt het bestuursorgaan of hij al dan niet deze aanvraag in strijd acht met de statuten en/of met het belang of doelstellingen van de vereniging.
Bij afwijzing worden de initiatiefnemers hiervan schriftelijk ingelicht, omkleed met de redenen die hiertoe aanleiding gaven. Bij erkenning worden zij hiervan eveneens in kennis gesteld. Vanaf dit ogenblik is de werkgroep erkend voor de vereniging.
De erkenning van een werkgroep kan door het bestuursorgaan worden ingetrokken indien deze handelt in strijd met de statuten, het intern reglement of de belangen van de vereniging.
De erkenning van een werkgroep wordt automatisch als ingetrokken beschouwd, wanneer vóór 15 februari geen verslag van de activiteiten over het vorig werkjaar, aan de voorzitter van de vereniging werd gestuurd.
Artikel 12.
Deelname aan de activiteiten.
Deelname aan de activiteiten van de vereniging of een werkgroep staat uitsluitend open voor de leden. Samenwonenden van een lid mogen ze evenwel bijwonen, zonder enige vorm van medezeggenschap. Geïnteresseerde niet-leden mogen gratis één bijeenkomst bijwonen ter kennismaking.
Artikel 13.
Financiën.
Schenkingen van en/of aan de vereniging zullen altijd formeel in de boekhouding vermeld worden.
Indien bepaalde leden van het bestuursorgaan of zelfs gewone of werkende leden in naam van de vereniging voorschotten betalen of uitgaven doen buiten hun mandaat, zonder voorafgaandelijke machtiging van de voorzitter en de penningmeester, zullen deze voorschotten of uitgaven slechts terugbetaald worden, indien het bestuursorgaan daaromtrent gunstig advies verleent bij tweederde meerderheid van de aanwezige stemmen en stemmen bij volmacht.
Artikel 14.
Tentoonstellingen.
a-Wanneer de vereniging een tentoonstelling wenst te organiseren, dient een tentoonstellingscommissie
opgericht te worden, die zich specifiek met de organisatie ervan bezighoudt. Deze commissie zal
bestaan uit leden die zich vrijwillig aanbieden en die bereid zijn effectief mee te werken aan deze
tentoonstelling.
b- De commissieleden verkiezen twee tentoonstellingscommissarissen. Minstens een van hen moet lid zijn
van het bestuursorgaan.
c- Onder leiding van deze tentoonstellingscommissarissen wordt een gedetailleerd budget opgesteld.
De tentoonstellingscommissarissen leggen dit budget voor aan het bestuursorgaan die uiteindelijk de
beslissing met financiële verantwoordelijkheid en eventuele verbintenis tot financiële bijdrage neemt.
d- De tentoonstellingscommissarissen verbinden zich ertoe een gedetailleerde boekhouding van de
tentoonstelling op te zetten en na afsluiting van de tentoonstelling deze voor te leggen aan het
bestuursorgaan.
Ieder lid van de vereniging zal een afschrift van dit reglement ontvangen, evenals van de wijzigingen die er eventueel in een later stadium worden aangebracht.
Dit intern reglement treedt in werking, na goedkeuring van de werkende leden, op 16 december 2023.
